عنصرارزیابی عملکرد کارکنان
هدف نهایی ارزیابی عملکرد کارکنان، مبادله اطلاعات بین ارزیاب و کارکنان جهت جلوگیری از عملکرد نامطلوب و اصلاح آن و تشویق عملکرد مطلوب کارکنان است. انتظارات سازمان برای کارکنان روشن و به اطلاع آنان رسانده میشود و جایگاه فعلی در سازمان مشخص و اگر کارمند اقدامات قابل قبولی انجام داده مورد تشویق قرار میگیرد و همچنین کم کاریهای کارمند با تأکید به اطلاع وی رسانده میشود (رشد، شنبه ۲۶ مرداد۱۳۹۲).
- فرایندی است که به وسیله آن کار کارکنان در فواصلی معین و به طور رسمی، مورد بررسی و سنجش قرار میگیرد.
هدف: هدف اصلی از ارزیابی عملکرد این است که اطلاعات ضروری دربارهی نیروهای شاغل در سازمان جمعآوری و در دسترس مدیران قرار گیرد تا آنها بتوانند تصمیمات به موقع و لازم را در جهت بالا بردن کمیت و کیفیت کار کارکنان اتخاذ نمایند. بنابراین، هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارایی و اثر بخشی سازمان است نه توبیخ و تنبه کارکنان ضعیف (سعادت،۲۱۴:۱۳۹۰).
- ارزشیابی عملکرد عبارت از: روش رسمی تشخیص خصوصیات کارکنان بر اساس بازخور مثبت یا منفی از نتایج عملکرد افراد در چگونگی انجام وظایف (سید جوادین،۳۲۷:۱۳۸۳).
نمودار(۲-۳) فواید استفاده از ارزشیابی عملکرد کارکنان (۳۲۸)
|
اطلاعات دقیق و دارای اعتباراز ارزیابی عملکرد
|
| به کار گماری و تعامل |
| حقوق و مزایا |
|
نیازهای آموزشی
|
| سازگاری با افزایش |
| خاتمه خدمت و اخراج |
| ارتباط وبازخور |
- فرایندی است که به طور نظامدار به تشریح تواناییها و ضعفهای کارکنان با توجه به شغل آنها در فواصل معین می پردازد (زارعی متین،۱۵۲:۱۳۷۹).
- سیستمی که تجدید نظر دورهای و ارزیابیعملکرد شغلی افراد را ارائه می کند (رنگری،۱۳۷۹: ۲۱۰).
اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان:
حضرت علی(ع) خطاب به مالک اشتر میفرماید: نباید در نزد تو نیکوکار و بدکار دارای موقعیت یکسان و مساوی باشند باید اعمال افراد را بسنجی و ارج گذاری (نهج البلاغه، عهدنامه مالک اشتر،ص ۴۳۴).
۲-۲-۱-۲-۹٫ عنصر طراحی سیستم پاداش
- مزایا و خدمات شکلی از پاداش اضافی و تکمیلی است، زیرا نشان دهنده پرداختهای (مالی و غیر مالی) بیشتر و بالاتر از حقوق و دستمزد میباشد. امروزه، مزایا به اندازهای با پاداش عجین شده و قسمتی از آن شده که باید در همدیگر ادغام شوند. و این برنامهها در اهداف و سیاستهای ادارهی امور کارکنان تأثیر مثبت به جا میگذارد که باید همه مدیران توجه ویژهای به آن داشته باشند (سید جوادین،۴۰۹:۱۳۸۳).
- به جبران تلاش و زحمتی که کارمند در سازمان میکشد، در ازای وقت و نیرویی که او در سازمان و بخاطر رسیدن به اهداف سازمان صرف می کند، و به تلافی خلاقیت، ابتکارات برای یافتن و به کارگیری رویه ها و روشهای کاری جدیدتر و بهتر، سازمان به فرد پاداش میدهد. و سیستم پاداش باید کارا و اثربخش باشد (سعادت،۲۵۳:۱۳۹۰).
سیستم پاداش باید طوری طراحی شود که ارزشهای واقعی کارکنان را منعکس نماید. از جمله دیگر مواردی که همواره تجویز میشود این است که مدیران نباید اجازه دهند کارکنان سازمان را ترک کنند. زیرا هزینه های استخدام کارکنان جدید و تطبیق دادن آنها با سیستم بیشتر از حفظ کارکنان فعلی میباشد. امروزه در بیشتر سازمانها فناوری اطلاعات، پستی برای رسیدگی به امور کارکنانی که از سازمان جدا میشود وجود دارد ولی برای حفظ آنها در سازمان هیچ پست سازمانی تعریف نشده است (سید جوادین،۱۸:۱۳۸۳).
۲-۲-۱-۲-۱۰٫ عنصر سیستم حقوق و دستمزد
- به جبران کاری که کارمند در سازمان انجام می دهند حقوق و دستمزد داده میشود. پرداخت باید جنبه انگیزشی داشته باشد و هنوز پرداخت نقدی از مهمترین انگیزههاست. منظور از دستمزد، پرداختی است که مبنای آن ساعت است و منظور از حقوق، پرداختهایی است که ماهانه به کارمند پرداخت میشود (سعادت،۲۷۲:۱۳۹۰).
-"جبران خدمات عبارت است از همه شکلهای پرداخت مالی و غیر مالی که در ازای خدمات محسوس کارکنان توسط آنها دریافت میشود"(سید جوادین،۲۰۲:۱۳۸۳).
-"اداره حقوق و دستمزد به دریافتهای مالی که به کارکنان داده میشود، اختصاص مییابد"(زارعی متین،۱۷۷:۱۳۷۹).
۲-۲-۱-۲-۱۱٫عنصر طراحی سیستم محیط کار
-"ایجاد محیطی سالم و بی خطر برای کار و فعالیت"(سعادت،۳:۱۳۹۰).
- ایجاد شرایط کاری بهداشتی و ایمنی به همکاری مداوم کارکنان و کارفرمایان احتیاج دارد حوادث اغلب به وسیله افراد به وجود میآید نه تجهیزات، تجهیزات بهداشتی فراهم شده توسط کار فرما مثل عینک مانع بروز حادثه نمی شود مگر اینکه افراد آنها را در موقع استفاده نمایند.
پس تدارکات محیطهای بهداشتی و ایمنی یک فرایند دو طرفه میباشد. اول استانداردهای که توسط دولت تعیین شده باید شناخته شود و به کار گرفته شود و بازرسی بر اساس آن انجام شود. بعد کارمندان و مدیران باید در طراحی، استقرار و ادارهی برنامه های بهداشتی و ایمنی به طور مستمر با هم کار کنند (سید جوادین،۳۹۳:۱۳۸۳).
- ایمنی و سلامتی، یک جنبه اساسی مدیریت منابع انسانی است. مسائلی که در این حیطه به وجود میآید می تواند به طور جدی روی بهرهوری سازمان تأثیر منفی داشته باشد. اصولاً مدیران اجرایی در برابر ایمنی و سلامت کارکنان سازمان مسئولند، اما مدیران نیروی انسای به تأمین تخصصهای مورد نیاز میپردازند و با تدوین خط مشیها و برنامه های مناسب، باعث هماهنگی اقدامات مربوطه را فراهم می کنند و سایر مدیران را در اجرای برنامهها کمک می کنند (زارعی متین،۲۵۴:۱۳۷۹).
۲-۲-۱-۲-۱۲٫عنصر تجزیه وتحلیل و طراحی شغل:
- “شناسایی مشاغل و ساماندهی آنها در یک سیستم منسجم و منطقی، شرح خلاصهی وظایف و مسئولیتهای شغل، رابطه آن با مشاغل دیگر، دانش و مهارتهای لازم برای انجام دادن آن، و شرایط کار است"(سعادت،۲۳:۱۳۹۰).
- با توجه به شغل، تجزیه و تحلیل شغل به دنبال مشخص کردن وظایف و مسئولیتهای مشاغل و ویژگیهای انسانی مورد نیاز برای انجام آن مشاغل در یک سازمان میباشد؛ بنابراین تجزیه و تحلیل شغل، روشها و رویههایی است که از طریق آن، وظایف و مسئولیتهای شغل، شرایط کاری شغل و رابطهاش با مشاغل دیگر سازمان و همچنین دانش و مهارتهای که آن شغل باید داشته باشد روشن میگردد (زارعی متین،۵۳:۱۳۷۹).
- فرایند جمعآوری اطلاعات، تجزیه و تحلیل اطلاعات و مرتب کردن آن درباره شغل است و بعضی آن را کشف منظم فعالیتهای یک شغل تعریف می کنند که باعث تهیه شرح شغل، مشخصات شغل و ویژگیهای لازم جهت احراز شغل میگردد.
نمودار(۲-۴) تجزیه و تحلیل شغل:
| شرایطاحراز شغل |
| مشخصههای شغلی |
| تحلیل و طبقه بندی طلاعات |
| جمعآوریاطلاعات |
| شرح شغل |
(سیدجوادین،۱۰۷:۱۳۸۳).
۲-۲-۱-۲-۱۳٫عنصر حفظ و نگهداری کارکنان:
- نگهداری کارکنان، فرایند طراحی برنامه های بهداشت و ایمنی و ارائه خدمات رفاهی را تحلیل مینماید یعنی اگر مدیران و کارفرمایان یک محیط بهداشتی و ایمنی را در سازمان خود فراهم نمایند باعث حفظ و نگهداری کارکنان در سازمان خود شده اند (همان،۳۹۱).
- نظام جبران خدمات مناسب می تواند به جذب، حفظ و نگهداری و پرورش نیروی انسانی گردد. میتوان گفت که حفظ و نگهداری کارکنان به سیستم پاداش مناسب ربط دارد، و سیستم پاداشی که بتواند نیازهای کارکنان را برآورد نماید در حفظ و نگهداریشان نیز مؤثر است (زارعی متین،۱۷۷:۱۳۷۹).
۲-۲-۱-۲-۱۴٫ عنصر انضباط:
- گروهی انضباط را قدرتی دانسته اند که به وسیله آن کارکنان را که قوانین و مقررات اداری سازمان را زیر پا میگذارند تنبیه نمود در صورتی گروه دیگر انضباط را وجود جو شرایط خاصی در سازمان تعریف کردهاند که کارکنان را ملزم می کند رفتاری معقول و مناسب و براساس قوانین و مقررات سازمان در پیش گیرند. گروه اول انضباط را تنبیه کارکنان خاطی و گروه دوم انضباط را رفتار منظم و مرتب کارمندان در سازمان میدانند. اگر مدیران در بدو ورود کارمند رفتاری که باید انجام دهند را تشریح کنند کارمند خود به دنبال انجام همان کار میباشد پس باید مدیران را مسئول بیانضباطی کارمندان بدانیم چون از اول به کارمندان توضیحات لازم را ندادهاند (سعادت،۳۰۷:۱۳۹۰-۳۰۶).
- انضباظ به معنی انتضام و اطاعت منطقی که مطابق با قوانین و مقررات میباشد. در واقع انضباط به شرایط سازمانی که کارمندان رفتارشان را مطابق با قوانین و دستورات و استانداردهایی که در سازمان پذیرفته شده اشاره دارد (سید جوادین،۳۷۷:۱۳۸۳).
- انضباط ایجاد موقعیتی که نیروی انسانی یک سازمان خود را در واقع انضباط به شرایط سازمانی که کارمندان رفتارشان را مطابق با قوانین و دستورات و استانداردهایی که در سازمان پذیرفته شده اشاره دارد (سید جوادین،۳۷۷:۱۳۸۳).
- انضباط ایجاد موقعیتی که نیروی انسانی یک سازمان خود را با قوانین و مقررات و استانداردهای سازمانی هماهنگ نموده و برابر آن رفتار نمایند. نوعی آموزش است که هدف آن اصلاح رفتار و طرز برخورد نیروی انسانی بوده، به طریقی که تمایل آنان را به رعایت قوانین و مقررات و استانداردهای سازمان و مدیریت برانگیزاند (رنگریز،۴۸۷:۱۳۷۸).
۲-۲-۱-۳- بخش کانالهای انتقال:
ورود و به کارگیری فناوری اطلاعات در سازمان در حوزههای مختلف کارکردهای خاص خود خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انسانی و عملکردهای آن می تواند نقشهای زیادی را در جهت انجام بهتر وظایف مدیریت منابع انسانی ایفا نماید.
برخی از نتایج کاربرد فناوری اطلاعات در عملکردهای مختلف مدیریت منابع انسانی عبارتند از:
دقت در انجام عملکرد، سرعت در انجام عملکرد، شفافیت در سیستم، جامعیت در طراحی سیستم، اطلاع رسانی گسترده و به موقع با بهره گرفتن از شبکه های اینترنت و اینترانت، ارزیابی دقیق و سریع، اعلام بازخور به موقع، انجام امور تکرار پذیر توسط سیستمهای سخت افزاری، کنترل و ارزیابی نامحسوس، برقراری عدالت، برقراری نظم بیشتر(پورکیانی، فرح بخش، ۱۳۹۱: ۸).
۲-۲-۱-۳-۱٫ دقت در انجام عملکرد
دقت یعنی خوب دیدن، خوب شنیدن، دقت یعنی توجه کردن برای خوب فهمیدن / مو را از ماست کشیدن (سلیمانی،۱:۱۳۸۸).
۲-۲-۱-۳-۲٫ سرعت در انجام عملکرد
انجام کار در زمان کمتر/ عدم اتلاف وقت (کاکاوند و یوسف زاده،۱:۱۳۸۵).
۲-۲-۱-۳-۳٫ شفافیت در سیستم
شفافیت اصطلاحی است که در شماری از حوزههای مطالعاتی زبانی برای ارجاع به تحلیلی بکار میرود که حقایق را مستقیماً و به روشنی ارائه کند (افراشی،۱:۱۳۸۲).
به معنی روشن بودن، اطلاعات به روشنی و به میزان کافی ارائه و تأمین گردد (مدیران،۲۶آذر ۱۳۹۲).
۲-۲-۱-۳-۴٫ جامعیت در طراحی سیستم
یک سازمان، نیازمند تدوین استراتژیهای مبتنی بر فناوری اطلاعات به طور دقیق میباشد. در این راستا ارتباط تنگاتنگی بین مأموریت سازمان، فرآیندهای کاری، تصمیم گیریها، اطلاعات سازمان و تکنولوژی مورد استفاده در آن میبایست وجود داشته باشد (سمواتی و دارابی،۴:۱۳۸۵).
۲-۲-۱-۳-۵٫ اطلاع رسانی گسترده و به موقع با بهره گرفتن از شبکه های اینترنت و اینترانت
اصولاً اطلاع رسانی نیازمند ارتباطات گسترده میباشد این ارتباطات می تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد (سمواتی و دارابی،۹:۱۳۸۸).
اینترنت یک درگاه بزرگ عمومی است که شامل شبکهای جهانی از کامپیوترهای متصل به هم میباشد که در مجموع میتوان آن را یک ابزار ارزشمند برای کمک نمودن به نیازها و خواسته های سازمان و مشتریان تلقی نمود (صنایعی،۱۳۹۰).
اینترانت یک شبکه کامپیوتری خصوصی است که از تکنولوژیهای اینترنت برای به اشتراک گذاری امن اطلاعات در بخشهای یک سازمان و یا اطلاعات سیستمهای عملیاتی در میان کارمندان آن سازمان استفاده میشود (صنایعی،۱۳۹۰).
اطلاع رسانی در سازمان به وسیله شبکه های محلی و گسترده صورت میگیرد. شبکه های محلی در داخل یک ساختمان و در فواصل کم در حدود چند کیلومتر مورد استفاده قرار میگیرد. این نوع شبکهها برای اتصال کامپیوترهای شخصی به عبارت دیگر ایستگاههای کاری در یک ساختمان به کار میرود تا کابرها بتوانند از منابع موجود مانند چابگرها و… به طور اشتراکی استفاده نمایند. در یک شبکه گسترده کاربران هر یک از شبکه های محلی میتوانند به اطلاعات و منابع به اشتراک گذاشته شده توسط شبکه های دیگر دسترسی پیدا کنند. در شبکه گسترده سرعت انتقال داده نسبت به شبکه های محلی کمتر است (خلیق،۵۳:۱۳۸۴-۵۲).
۲-۲-۱-۳-۶٫ ارزیابی دقیق و سریع
افراد بر اساس اطلاعات دقیق تصمیم گیری می کنند و در واقع سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مانند سیستمهای پشتیبان مدیریت و سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری میتوانند اطلاعات به هنگام، مناسب و سریع را در اختیار قرار دهند، تا با حداقل اشتباهات تصمیم گیری کرد (زینلیزاده،۷:۱۳۸۸).
۲-۲-۱-۳-۷٫ اعلام بازخور به موقع
فناوری اطلاعات سرعت دسترسی به اطلاعات را بالا میبرد و بازخور سریع اطلاعاتی را فراهم می کند. همچنین به فرد کمک می کند به کشف نقاط ضعف کاری و حرفهای خود بپردازد. فناوری اطلاعات باعث میشود تا اصلاح و تغییرات دانش به راحتی انجام پذیرد (زینلیزاده،۷:۱۳۸۸).
با ضعیف بودن فناوری اطلاعات بازخور اطلاعاتی و حرفهای لازم به افراد داده نمی شود (میر فخرایی،۵:۱۳۸۰).
۲-۲-۱-۳-۸٫ انجام امور تکرار پذیر توسط سیستمهای سختافزاری
استفاده از علم رایانه و روباتیک در فرایندهایی که خروجیهای یکسان دارند و استفاده از نرمافزار و برنامه های کامپیوتری برای انجام پردازش بر روی ورودی و ایجاد خروجی مد نظر (زینلیزاده،۶:۱۳۸۸-۵).
۲-۲-۱-۳-۹٫ کنترل و ارزیابی نامحسوس
فناوری به دو طریق به مدیریت عملکرد در ایجاد رضایت از ارزیابی کمک می کند:
- فناوری، ارزیابی عملکرد فردی را از طریق نظارت کامپیوتری آسان می کند. این کار نیازمند ورودیهای حداقلی از افراد در مورد عملکرد وظیفه ای آنهاست.
- فناوری به ابزاری برای سادهسازی فرایند نوشتن ارزیابیها یا خلق بازخورهای عملکردی تبدیل شده است. (برای مثال ارزیابیهای چندگانهای که سرپرستان یا اعضای تیم به صورت آنلاین و با بهره گرفتن از فناوری نظارت عملکرد کامپیوتری شده انجام می دهند)(کاردی و میلر،۱۴۵:۲۰۰۵-۱۳۸).
۲-۲-۱-۳-۱۰٫ برقراری عدالت
فناوری اطلاعات باعث برقراری عدالت از طریق تسهیم کار توسط سیستمهای نرمافزاری و سختافزاری میشود؛ مثلاً
- سیستم ورودی و خروجی
- سیستمهای نرم افزاری محاسبه روز کاری، برآورد مرخصی استحلاجی و استحقاقی و…(پورکیانی و فرح بخش،۶:۱۳۹۱).
۲-۲-۱-۳-۱۱٫ برقراری نظم بیشتر
نوعی پیوند و همکاری بین اجزای یک مجموعه در راستای تحقق هدفی معین، به گونهای که هر جزعی از اجزاء مکمل دیگری بوده و فقدان هر جزء موجب میشود که مجموعه اثر مطلوب اثر مطلوب و هدف مورد نظر را فاقد باشد (سبحانی،۲:۱۳۹۱).
ارتباط هماهنگ میان دو یا چند چیز بر پایه اصل علیت (ربانی،۱:۱۳۹۲).
گردآوردن، پیوست نمودن و مقارنت دادن بین اشیای گوناگون است. قرار گرفتن هر چیز در جای معین و مشخص، استفاده شایسته از هر چیز (سید ابراهیم، سایت،۲۵آذر ۱۳۹۲).
