مطالعه مفهوم اطلاعات به برسی مفاهیم فناوری و اطلاعات باز می­گردد. برای فناوری اطلاعات تعاریف مختلفی ارائه شده است که به برخی از این موارد اشاره می­کنیم:

فناوری اطلاعات شاخه­ای از فناوری است که با بهره گرفتن از سخت افزار، نرم افزار، و شبکه­افزار، مطالعه و کاربرد داده و پردازش آن را در زمینه ­های ذخیره­سازی، دستکاری، انتقال، مدیریت، کنترل و داده آمایی خودکار[۱] امکان پذیر می­سازد (فتحیان و دیگران،۱۷:۱۳۸۹).

فناوری اطلاعات به معنای عام به عنوان مجموعه­­ای از ابزار­ها و سیستم­ها جهت گرد­آوری، ساماندهی، ذخیره و نشر اطلاعات اعم از صوت تصویر، متن یا عدد می­باشد. تاریخچه این علم به ۳۵۰۰ سال قبل از میلاد بر می­گردد. یعنی از زمان رم باستان که نامه­ها را روی لوح گلی و به صورت تصویر می­نوشتند و نامه­بر در طی یک هفته فقط مسیر کوتاهی را می­پیمود تا حال، که با بهره گرفتن از ابزارهای پیشرفته رایانه­ای دستگاهای مجهز مخابراتی در کوتاه­ترین زمان ممکن اطلاعات مورد نیاز در اختیار قرار می­گیرد (پور کیانی ، فرح بخش، ۷:۱۳۹۱).

فناوری نوین اطلاعات یعنی فناوری اطلاعات مبتنی بر الکترونیک را می­توان در چند سال پیش از دهه ۱۹۴۰میلادی سراغ گرفت. در طی جنگ جهانی دوم و پس از آن بود که پیشرفت­های عمده در فناوری الکترونیک رخ داد، تولید اولین رایانه­ی قابل برنامه ­ریزی و ترانزیستور که منشأ میکروالکترونیک و هسته حقیقی انقلاب فناوری اطلاعات در قرن بیستم بود (زینلی­زاده، ۳:۱۳۸۸-۲).

به عقیده «کاستلز»[۲] فقط در دهه ۱۹۷۰ میلادی بود که فناوری­های جدید اطلاعاتی در سطحی بسیار گسترده منتشر شدند و توسعه همزمان خود را رونق دادند و در پادادایمی جدید گرد­هم آمدند. انقلاب فناوری اطلاعات به عنوان یک انقلاب  در دهه ۱۹۷۰میلادی به وجود آمد. به ویژه اگر پیدایش و رواج مهندسی ژنتیک به طور موازی و تقریباً در همان زمان و مکان را به آن اضافه کنیم (کاستلز، ۷۷:۱۳۸۵).

فناوری یک عنصر ضروری در پردازش اطلاعات است که در آن مشاهده، آگاهی و تجربه سلسله مراتب خاصی برخوردار هستند. اطلاعات از داده­هایی که ضرورتاً قابل احساس و ادراک هستند نشأت می‌گیرد. هنگامی که داده­های برای استفاده در برخی موارد سودمند به دسته­ها و طبقه­هایی دسته­بندی و سازمان­دهی می­شوند تبدیل به اطلاعات می­گردند به عبارت دیگر فناوری اطلاعات به مجموعه ابزارها، فنون و روش های ذخیره­سازی، پردازش، اشاعه و تولید اطلاعات گفته می­شود (رای[۳] و همکاران، ۲۰۰۵؛ استون و مهنا[۴]،۲۰۰۹؛ سلطانی، ۱۳۸۲: ۷۲-۷۰).

به طور کلی در مفهوم فناوری اطلاعات مؤلفه­های زیر وجود دارد:

فرهنگ تولید اطلاعات، اطلاعات گرائی، جمع­آوری اطلاعات، خلاصه­سازی اطلاعات، تحلیل گری، پردازشگری، تفکر شبکه­ای، یکپارچه سازی، پژوهش­نگری، روش­سازی، ذخیره­سازی، انتقال اطلاعات.

۲-۲-۱-۱-۱٫ عنصر جمع­آوری اطلاعات:

جمع­آوری و آماده سازی داده­ ها زمان­برترین و هزینه­برترین قسمت کار در هر پروژه ممکن است و هر سازمانی براساس نیاز خود و بدون توجه به استانداردهای تعریف شده اقدام به جمع­آوری داده­های مورد نیاز خود می­نماید (موسوی ملک و ال شیخ ،۱۳۸۹ :۱۱۳).

یکی از اصلی­ترین بخش­های هر کار پژوهشی را جمع­آوری اطلاعات تشکیل می­دهد. چنانچه این کار به شکل منظم و صحیح صورت پذیرد‏ کار تجزیه و تحلیل و نتیجه­گیری از داده­ ها با سرعت و دقت خوبی انجام خواهد شد. برای جمع­آوری اطلاعات در کارهای پژوهشی چهار روش عمده را مورد استفاده قرار می­ دهند.

• گردآوری داده­ ها
• پردازش و تفصیر داده­ ها
• کنترل و کیفیت داده­ ها
• تفکیک داده­ ها (کمالی، ۲۳آذر۱۳۹۲، سایت پرسش­کده).

۲-۲-۱-۱-۲٫عنصرخلاصه­سازی :

خلاصه­سازی متون[۵] یکی از تکنیک­هایی است که بصورت خودکار برای خلاصه کردن و یا نوشتن چکیده، مقاله و متون مورد استفاده است. دو مقوله استخراج اطلاعات[۶]و نیز خلاصه­سازی متون روش­های فنی و کلیدی برای اخذ اطلاعات و آگاهی یافتن از متون از منابع مختلف به مؤجزترین شکل ممکن است. در سال­های اخیر که ما شاهد انفجار اطلاعات[۷] هستیم استفاده از روش­های استخراج اطلاعات و خلاصه­سازی متون خصوصاً برای جوامع اطلاعاتی بسیار حیاتی و مهم است. و یکی از خصوصیات فناوری اطلاعات، خلاصه­سازی در سازمان است (توکلی،۲:۱۳۹۰).

خلاصه­سازی، با توجه به افزایش حجم مستندات متنی، برای پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی کاربران، تکنیک­های بازیابی اطلاعات به تنهایی کارا نیستند. مطالعه حجم زیاد متون برای کاربران بسیار سخت و زمانگیر است و در اختیار داشتن خلاصه­ای از مطالب مهم برا­ی آنها، می ­تواند بسیار مفید باشد. خلاصه سازی متون باعث استفاده از منابع و مستندات بیشتر با سرعت بالاتر و در نتیجه به دست آوردن اطلاعات با ارزش­تر می­شود لذا خلاصه­سازی اهمیت زیادی دارد (سلطانیان زاده و شریف، ۱۳۹۰ : ۳).

خلاصه­سازی، به معنای تولید نسخه مختصری از یک شیء است که با وجود حجم کمتر، نکات و خصوصیات مهم و اصلی موجود در شیء اولیه را در برداشته باشد (ارسنجانی و همکاران،۱۴۷:۱۳۸۷).

خالص، برگزیده و منتخب و کوتاه شدن مطلب و پاکیزه و مصدر آن معنی خلاصه کردن کلام و روش ساختن می­باشد.

منظور از خلاصه نمودن در این­جا بیان اصل مطلب در کوتاه­ترین شکل می­باشد، به طوری که به اصل مطلب خدشه وارد نیاید. در اصطلاح اداری خلاصه نمودن گزارش­ها، طرح­ها، نامه­ها، مقاله­ های در ارتباط با وظایف، قوانین و مقررات، آیین­نامه­ها و بخش­نامه­ها و…آماده نمودن برای مطالعه کلی مقامات عالی سازمان  بطوری­که در کوتاه­ترین زمان ممکن اطلاعات و پیام و درخواست­ها را دریافت داشته و به سهولت بتواند نسبت به اقدام و یا ارجاع و پاسخ آن­ها اتخاذ تصمیم نموده و یا به نحوه اجرای آن در سازمان تحت سرپرستی خود مشخص نماید (سایت مدیران،۲۶آذر۱۳۹۲، ساعت۱۰:۴۵).

۲-۲-۱-۱-۳٫ عنصر پردازشگری

پردازش اطلاعات روش­هایی که افراد، دنیای پیرامون خود را دریافت می­ کنند، درباره آن قضاوت می­ کنند و مسایل و مشکلات مربوط به آن را حل می­ کنند پردازش اطلاعات گویند (رضائی، ۲۲:۱۳۹۱).

شبکه ­های متعارف از جمله اینترنت با هدف ایجاد ارتباط میان دستگاه­ها طراحی شده ­اند. شبکه مشابهی می ­تواند با هدف پشتیبانی و در بر گرفتن مفهوم پردازشگری بکار روند، که در آن می­توان چرخه­های برای استفاده پردازش تمامی کامپیوترها را در یک شبکه مهار نمود، تا قابلیت­های پردازش قدرتمندی ایجاد کند. پردازشگری استفاده از سرویس دهندگان و ذخیره کنندگان متعددی که مانند یک کامپیوتر عمل کنند، را هماهنگ می­نمایند. بدین ترتیب مشکلات مربوط به تغییرات ناگهانی در تقاضا را می­توان بدون هزینه نگهداری ظرفیت معکوس حل کرد، سیستم­گری، پردازش را با هزینه بسیار کمتری انجام می­دهد (توربان و دیگران،۱۳۸:۱۳۹۱)

۲-۲-۱-۱-۴. عنصر تفکرشبکه­ای

فناوری اطلاعات رشد این فناوری موجب شده تا اطلاعات طراحی، تولید، و مهندسی شود از طریق شبکه ­های کامپیوتری میان سازمان­ها به نسبت افزایش هم انرژی­زایی تبادل گردد و فاصله فیزیکی بین سازمان­ها برداشته شد و اشتراک منابع تولیدی به مدد این فناوری ممکن شد (حسنوی و دیگران، ۱۳۸۲: ۴۶).

زیر بنای مهارت ادراکی تفکر سیستمی است و از طریق فناوری اطلاعات می­توان مهارت ادراکی را ایجاد و پرورش داد، زیرا فناوری اطلاعات یک سیستم است که در عمل مهارت ادراکی و سیستمی فکر کردن و عمل کردن را به افراد یاد می­دهد (زینلی­زاده،۶:۱۳۸۸).

تفکر شبکه­ای وظیفه به اشتراک گذاشتن منابع و اطلاعات، مدیریت نقل و انتقال اطلاعات و ایجاد تسهیلات لازم را بر­عهده دارند که خود از انواع سیستم­های سخت­افزاری و نرم‌افزاری در جهت ارتباطات و مدیریت خود سود می­برند )سلطانی،۷:۱۳۷۹).

پردازش توزیع شده و شبکه­ای:

فناوری پردازش توزیع شده و شبکه­ای کاربران را قادر می­سازد تا با بهره گرفتن از شبکه داخل و اینترنت، با کاربران دیگر در ارتباط باشند و در هر موقعیتی (در سازمان یا سایر مکان­ها) به پایگاه داده، دسترسی داشته باشد. فناوری­های مبتنی بر شبکه، از جذاب­ترین نمونه­های توسعه فناوری اطلاعات هستند.همان طور که استفاده از اینترنت بسیار معمول شده است، شبکه ­های داخلی که اعضای یک سازمان را به یکدیگر مرتبط می­سازد، نیز بسیار مورد استفاده قرار می­گیرند. با توسعه مفاهیم شبکه ­های داخلی و استاندارد شدن سخت­افزارها و نرم افزارهای پشتیبانی کننده آن­ها، منطقی است تصور کنیم سازمان­های بسیاری در آینده از شبکه ­های داخلی برای ارتباط داخلی استفاده خواهند کرد. به علاوه ترکیب شبکه داخلی با اینترنت، یا همان شبکه خارجی، سیستم­های بین سازمانی قدرتمندی را برای ارتباط و همکاری، خلق می­ کند (افرایم توربان[۸] و دیگران،۵۵:۱۳۹۱-۵۶).

        شبکه ارزش : سیستمی است که ارزش را با ارتباط کارفرمایان و مشتریان که می­خواهند به یکدیگر وابسته باشند یا وابسته هستند، ایجاد می­ کند. این شرکت اطلاعات، پول، محصولات و خدمات را توزیع می­ کند (مولاناپور و دیگران،۱۵۳:۱۳۹۰).

 

۲-۲-۱-۱-۵٫  عنصر یکپارچه­سازی

یکپارچگی درون سازمان به این معنی است که سیستم­های سازمان با یکدیگر یکپارچه شوند و این اغلب نیازمند اشتراک گذاری اطلاعات تحت اینترانت است. سازمان ممکن است مکان­های جغرافیایی داشته باشد این در حالی است که کارمندان سازمان باید به یک پایگاه داده مشترک دسترسی داشته باشد. در این موقیت­ها، اینترانت برای اشتراک گذاری و یکپارچگی اطلاعاتی مناسب است، که در نتیجه به سیستم برنامه ­ریزی منابع سازمان[۹] نیز کمک خواهد شد (لیو[۱۰] و دیگران،۲۰۱۰).

” یکپارچه­سازی می ­تواند راهکارهایی برای مشکلات پیچیده ارائه کند"(توربان و دیگران،۱۰۳:۱۳۹۱).

بسیاری از سازمان­ها، چندین سیستم سازمانی ایجاد می­ کنند. در برخی موارد، این سیستم­ها کاملاً مستقل از یکدیگر هستند، اما در سایر موارد به یکدیگر مربوط می­باشند. مثلاً ممکن است محتوای مشترک داشته باشند و یا پایگاه داده و برنامه ­های مشابه استفاده کنند.

نرم افزار سیستم ساز، مانند (درگاه[۱۱]) (از آی بی ام)، به شرکت­ها اجازه می­دهد تا درگاه­های چندگانه را به صورت واحد درآورد. نرم افزار مزبور، امکان استفاده از سه درگاه توسط شرکت را فراهم می­ کند. یعنی سیستمی برای شرکای کاری، سیستمی برای کارمندان و سیستمی برای مشتریان اگر درگاه (سیستم­ها) طی زمانی طولانی و احتمالاً با ابزارهای مختلف ساخته شده ­اند، عاقلانه است به خاطر بسپاریم که یکپارچه نمودن آن­ها سودمند است (توربان،۱۸۹-۱۸۷).

یک بسته نرم افزاری هنگامی به وجود می­آید که چندین محصول در یک سیستم یکپارچه شوند. تلفیق فناوری­های مختلف می ­تواند موجب صرفه­جویی در وقت و هزینه کاربران شود. به عنوان مثال، پیکچرتل [۱۲]با همکاری شرکت تولید کننده نرم افزار لوتوس، یک محصول یکپارچه کنفرانس از راه دور ویدویی را توسعه داد که نرم افزار لوتوس نوتس[۱۳] استفاده می­ کند (توربان و دیگران، ۱۳۹۱،۲۱۷-۲۱۶).

 

۲-۲-۱-۱-۶. عنصر پژوهش­نگری

عبارت است از مطالعه­ نظامدار و کنترل تجربی و انتقادی یک یا چند قضیه فرضی درباره­ی روابط احتمالی میان پدیده ­ها است (دلاور ، ۱۳۸۹: ۲۳۳).

فناوری اطلاعات به ایجاد روحیه پژوهشی در کارکنان کمک می­ کند. زمانی که فناوری اطلاعات به راحتی اطلاعات را  در اختیار کارکنان قرار می­دهد و با فناوری اطلاعات افراد را احاطه کرده باشد، به شکل ساختاری و خود­جوش به تحقیق روی آورده و روحیه پژوهشگری تقویت می­شود (سلطانی،۲۷:۱۳۷۸).

به وسیله فناوری اطلاعات برنامه ­ریزی جامع و بهتری تدوین می­گردد و نه تنها کیفیت تصمیمات افزایش می­یابد بلکه زمان تصمیم ­گیری نیز به حداقل می­رسد همچنین خطای انسانی در شبکه پردازش اطلاعات کاهش می­یابد (زینلی­زاده،۷:۱۳۸۸).

۲-۲-۱-۱-۷. تحلیل­گری:

تحلیل مسئله شامل تعیین ورودی­ ها و خروجی­ها و سایر نیازمندی­ها یا محدودیت­های حل مسئله است. و رودی­ها داده­هایی هستند که مسئله باید بر روی آنها کار کند و خروجی­ها، نتایج مورد انتظار مسئله­اند. در این مرحله، فرمت خروجی اطلاعات باید مشخص شود، متغیرها باید تعریف شوند و رابطه بین آنها باید مشخص گردد (جعفرنژاد قمی،۲۵:۱۳۸۹).

باید قادر به پیش ­بینی یک سیستم مناسب برای رفع مشکل و نیازهای متقاضیان باشد. تحلیل­گری نقش کلیدی در توسعه سیستم­های مکانیزه دارند، یک تحلیل­گر باید قادر به پیش ­بینی یک سیستم مناسب برای رفع مشکلات و نیازهای متقاضیان باشد. از مهمترین وظایف یک تحلیل­گر عبارت است از:

• تعیین بودجه افراد و زمانبندی پروژه
• گردآوری اطلاعات
• تعیین روش اجرای پروژه
• تحلیل و مستند سازی عملیات سیستم موجود
• تعیین کاربرد تکنولوژی موجود برای رفع مشکلات سیستم
• تشویق مدیریت اجرایی به استفاده از تکنولوژی­های جدید
• ارزیابی امکانات سخت افزار و نرم­افزار موجود برای پیاده­سازی سیستم (جعفرنژاد قمی،۲۷:۱۳۸۹-۲۵).

۲-۲-۱-۱-۸. روش­سازی:

فناوری اطلاعات در مدیریت با بهره گرفتن از روش­سازی در استفاده از شبکه­ها، ستاره­ای، دایره­ای، شبکه­ای و…یک ترکیب خاص برای استفاده بهتر از اطلاعات به وجود آورده است. از این رو ضروری است که پس از درک مفهوم و اثرات هر کدام از شبکه­ها مناسب با سازمان، انتخاب و به کار گرفته شود. با توجه به محیط و فضای هر سازمان استفاده از هر کدام از شبکه­ها جواب­گو می­باشد (مصاحبه).

[۱] Automatic Data Acguisision

[۲] Castells

[۳] Ray

[۴] Muhanna

[۵] Text Summrizution

[۶] Information  Extraction

[۷] Explosion of  Information

[۸] Ephraim Turban

[۹] Enterprise Resource Pianning ERP

[۱۰] Liu

[۱۱] Web Sphere

[۱۲] Picturetel

[۱۳] lotus Notes